第二章 职业健康安全管理体系标准的理解 第二节(5&#4

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文件和资料控制(4．4．5)

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GB／T28001—2001职业健康安全管理体系  规范

 

4．4．5文件和资料控制

组织应建立并保持程序，控制本指导性技术文件所要求的所有文件和资料，以确保：

A)文件和资料易于查找；

B)对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性；

C)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本；

D)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撒回，或采取其他措施防止误用；

E)对由于法规和(或)保留信息的需要而留有的档案文件和资料予以适当标识。

 

 

目的和意图

文件和资料控制的目的在于：识别和控制所有包含组织职业健康安全管理体系运行和职业健康安全活动绩效的关键信息的文件和资料。

理解要点

可以从以下几方面理解本要素：

在职业健康安全管理体系中的地位和作用

文件和资料控制是为实现职业健康安全管理体系基本功能起保证作用的辅助性要求，是确保职业健康安全管理体系中的所有文件和资料适宜、有效和易获取的重要措施。

文件和资料控制涉及到组织有关职业健康安全管理关键信息的控制问题，直接影晌绍织的职业健康安全管理体系的有效实施和运行。

与其他要素间的相互关系

文件和资料控制涉及所有其他要素，是管理和控制所有与其他要素有关的文件和资料的重要辅助要素。

控制程序

对文件和资料的控制，组织应按程序进行，为此需建立和保持文件和资料控制程序。在建立程序时，组织可以考虑以下几个方面：

——识别所需控制的所有文件和资料。这些文件和资料包含了组织职业健康安全管理体系运行和职业健康安全活动绩效的关键信息；

——识别文件和资料控制的职业和权限；

——对职业健康安全文件的标识、批准、发布和撒消的控制；

——对职业健康安全资料的控制；

——对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确队其适宜性；

——所有文件和资料的目录及其位置的清单，如：文件登记簿、主要清单或索引等；

——确保无论在常规条件下还是在非常规条件下(包括紧急情况下)，需要时现行版本的文件和资料都易获得和可用，例如：确保过程运行人员和所有在紧急情况下需要它们的人员能及时获得更新的装置工程图、危险物质资料卡、程序和指导书。

——适当标识档案文件和资料，有的可能需要与法规或其他时间要求保持一致。

运行控制(4．4．6)

 

GB／T28001—2001职业健康安全管理体系  规范

4．4．6运行控制

组织应识别与所认定的风险有关的、需要采取控制措施的运行和活动。组织应针对这些活动(包括维护工作)进行策划，通过以下方式确保它们在规定的条件下执行：

a)对于因缺乏形成文件的程序而可能导致偏离职业健康安全方针、目标的运行情况，建立并保持形成文件的程序；

b)在程序中规定运行准则；

c)对于组织所购买和(或)使用的货物、设备和服务中已识别的职业健康安全风险，建立并保持程序，并将有关的程序和要求通报供方和合同方。

d)建立并保持程序，用于工作场所、过程、装置、机械、运行程序和工作组织的设计，包括考虑与人的能力相适应，以便从根本上消除或降低职业健康安全风险。

 

 

目的和意图：

运行控制的目的在于：

——通过制定计划安排，确保控制和阻遏措施的有效实施；

——根据实现职业健康安全方针利目标以及遵守法规和其他要求的需要，使与风险有关的需要采取控制措施的运行和活动均处于有效的受控状态。

理解要点：

可以从以下几方面理解本要素：

在职业健康安全管理体系中的地位和作用

运行控制是有效控制职业健康安全风险的重要保障。

组织应根据需要制定对与风险有关的运行和活动进行控制的计划安排，以确保职业健康安全风险达到或低于可容许风险的水平。

 

 

与其他要素间的相互关系

——运行控制是为了实现组织的职业健康安全方针和目标以及满足法规和其他要求。

——职业健康安全方针、目标、法规和其他要求、危险源辨识、风险评价和风险控制的结果是组织制定运行控制计划安排的重要依据。

——运行控制是以下要素的重要输入信息：

结构和职责：

·培训、意识和能力；·协商和沟通；

·文件；·文件和资料控制；

·应急准备和响应；·绩效测量和监视；

·审核。

 

对运行控制的正确认识可从以下几方面理解运行控制的内涵：

——运行控制的对象是组织内与所认定的风险有关的需采取控制措施的运行和活动。

——运行控制的内容是为上述运行和活动作出计划安排，即对这些运行和活动进行策划，确保它们按程序进行。

组织在策划运行控制时，可主要考虑以下四个方面：

——对于组织内工作场所中的运行和活动实施运行控制，具体内容包括：

·识别与所认定的风险有关的运行和活动；

·确定这些运行和活动是否需要采取控制措施，并建立并保持运行控制程序；

·确保上述运行和活动按运行控制程序执行；

·对于相关方所带来的风险实施运行控制，并通报相关方；

·组织在设计工作场所、过程、装置、机械、运行程序和工作组织时实施运行控制。

·为了确保运行控制的适宜性和有效性，组织需对运行控制进行定期评审。组织需及时加以修改，并予以实施。

 

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应急准备和响应(4．4．7)

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GB／T28001—2001职业健康安全管理体系规范

4．4．7应急准备和响应

组织应建立并保持计划和程序，以识别潜在的事件或紧急情况，并做出响应，以便预防和减少可能随之引发的疾病和伤害。

组织应评审其应急准备和响应的计划和程序，尤其是在事件或紧急情况发生后。

如果可行，组织还应定期测试这些程序。

 

 

目的和意图

应急准备和响应的目的在于：主动评价潜在的事故或紧急情况，识别应急响应需求(包括应急设备需求)，制定应急准备和响应的计划，以便预防和减少可能随之引发的疾病和伤害。

理解要点：

应急准备和响应是为实现职业健康安全管理体系基本功能起保证作用的辅助性要素，是实施风险控制的进一步补充。

——应急准备和响应的对象是潜在的事件和紧急情况。应急准番和响应的措施是针对风险控制措施的失效情况所采取的补充措施和抢救行动，以及针对可能随之引发疾病和伤害的紧急情况所采取的措施。

——应急准备和响应的目的是为了预防和减少可能随之引发的疾病和伤害。

应急准备和响应需考虑

①识别应急响应需求(包括应急设备需求)

 

·报警系统；

·应急照明和动力；

·逃生工具；

·安全避难所；

·危急隔离阀、开关和断流器；

·消防设备；

·急救设备(包括应急喷淋、眼冲洗站等)；

·通讯设备。

②满足应急响应需求

③建立有效的应急响应程序

④应急响应计划和程序的评审和测试

——为确保应急计划和程序的适宜性、有效性和充分性，组织需尽可能地定期对其进行测试，还可能要求对事件进行完整模拟。测试的方法包括实际演练、计算机模拟等。

——组织应评审应急准备和响应的计划和程序，尤其是在事件或紧急情况发生后，可以根据实际的应急情况，评价应急准备和响应的计划和程序，以便于改进计划和程序，提高应急能力。

 

2．5检查和纠正措施(4．5)

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4.5.1绩效测量和监视

图5  检查和纠正措施

绩效测量和监视(4．5．1)

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4．5．1绩效测量和监视

组织应建立并保持程序，对职业健康安全绩效进行常规监视和测量。程序应规定：

·适合组织需要的定性和定量测量；

·对纠织的职业健康安全目标的满足程度的监视；

·主动性的绩效测量，即监视是否符合职业健康安全管理方案、运行准则和适用的法规要求；

·被动性的绩效测量，即监视事故、疾病、事件和其他不良职业健康安全绩效的历史证据；

·记录充分的监视和测量的数据和结果，以便于后面的纠正和预防措施的分析。

如果绩效测量和监视需要设备，组织应建立并保持程序，对此类设备进行校准和维护，并保存校准和维护活动及其结果的记录。

 

 

目的和意图：

绩效测量和监视的目的在于：不断地对组织的职业健康安全绩效进行常规监视和测量，以保证职业健康安全管理体系有效运行。

理解要点：

绩效测量和监视足构成职业健康安全管理体系主体框架并体现其基本功能的核心要素，贯穿于组织的整个职业健康安全管理体系，是职业健康安全管理体系的一种常规测量和监视活动。

①绩效测量和监视主要是对组织的职业健康安全目标的满足程度的监视。

为了确定职业健康安全目标的满足程度，绩效测量和监视可针对以下关键绩效指标(但不仅限于此)进行测量和监视：

——职业健康安全方针和目标是否正在得到实现；

——风险控制是否实施并日有效；

——是否从职业健康安全管理体系失败包括危险事件(事故、near—miss事件和疾病)中吸取教训；

——员工和相关方的意识、培训、沟通和协商方案是否有效；

——能够用于评审和(或)改进职业健康安全管理体系状况的信息是否正在建立和使用

绩效测量和监视的技术和方法

②在绩效测量时，组织根据绩效指标的不同而采用定性测量和定量测量两种绩效测量方法。至于采用何种绩效测量技术，组织可以根据其实际需要和具体情况确定。

③主动性监视主要是指检查组织职业健康安全活动的符合性。这种符合性包括是否符合：

——职业健康安全管理方案；

 

——运行准则；

——法规和其他要求。

④被动性监视主要是指调查、分析和记录职业健康安全管理体系的失败案例。这种失败案例包括：

——事故案例；

——near—miss事件案例；

——疾病案例；

——财产损失案例。

⑤如果对需要设备，组织需按程序绩效测量和监视设备的进行校准和维护及其相关记录。

⑥组织需就有关工作场所条件是否合格制定相应的准则，并形成文件。在绩效测量和监视时，组织的管理者需在规定的时间间隔内按这些准则进行检验。

⑦组织需对每次所执行的职业健康安全检验均保持记录。记录可表明形成文件的职业健康安全程序是否得到遵守。

 

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事故、事件、不符合、纠正和预防措施(4．5．2)

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4．5．2事故、事件、不符合、纠正和预防措施

组织应建立并保持程序，确定有关的职责和权限，以便：

a)处理和调查：

——事故；

——事件；

——不符合；

b)采取措施减小因事故、事件或不符合而产生的影响；

c)采取纠正和预防措施，并予以完成；

d)确认所采取的纠正和预防措施的有效性。

这些程序应要求，对于所有拟定的纠正和预防措施，在其实施前应先通过风险评价过程进行评审。

为消除实际和潜在不符合原因而采取的任何纠正或预防措施，应与问题的严重性和面临的职业健康安全风险相适应。

组织应实施并记录因纠正和预防措施而引起的对形成文件的程序的任何更改。

 

 

目的和意图：

本要素的目的在于：建立程序，控制事故、事件、不符合的调查、处理、活动，以达到有效实施纠正和预防措施的目的。

 

记录和记录管理(4．5．3)

 

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4．5．3记录和记录管理

组织应建立并保持程序，以标识、保存和处置职业健康安全记录以及审核和评审结果，职业健康安全记录应字迹清楚、标识明确，并可追溯相关的活动。职业健康安全记录的保存和管理应便于查阅，避免损坏、变质或遗失。应规定并记录保存期限。应按照适于体系和组织的方式保存记录，用于证实符合本标准的要求。

 

 

目的和意图：

记录和汜录管理的目的在于：

——证实职业健康安全管理体系处于有效运行状态；

——将管理体系和要求的符合性形成文件。

理解要点：

记录是组织开展职业健康安全管理所不可缺少的客观事实的文字或数字记载，它使得职业健康安全管理体系开展过程具有可追溯性，从而确定职业健康安全管理体系是否处于有效运行状态。

记录和记录管理涉及到职业健康安全管理体系整个过程中的每个环节，对于职业健康安全管理体系的有效运行具有非常重要的作用。

记录管理。应可考虑以下几方面：

①记录的标识

记录需完整填写，字迹清楚，标识明确，并有明确的保存时间。

②记录的保存

记录的保存需遵守有关职业健康安全记录保持的法规和其他要求。

③记录的处置

程序需明确规定职业健康安全记录的处置权限，确保记录的处置按程序进行。

④保密要求

如果职业健康安全记录涉及保密要求，那么程序就必需做出相应的规定。

⑤电子记录

如果组织使用电子设备(如：计算机)进行记录，那么程序还需就电子记录问题提出有关要求。

 

记录实例

组织需保持的记录(用于证实待命要求)实例如下：

——培训记录；

——职业健康安全检验记录；

——职业健康安全管理体系审核报告；

——协商报告；

——事故(事件)报告；

——事故(事件)跟踪报告；

——职业健康安全会议纪要；

——医疗测试报告；

——健康监视报告；

——个体防护设备发放和维扩记录；

——应急响应演练报告；

——管理评审；

——危险源辨识、风险评价和风险控制记录。

 

审核(4．5．4)

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4．5．4审核

组织应建立并保持审核方案和程序，定期开展职业健康安全管理体系审核，以便：

A)确定职业健康安伞管理体系是否：

1)符合职业健康安全管理的策划安排，包括满足本指导性技术文件的要求；

2)得到了正确实施和保持；

3)有效地满足组织的方针和目标；

B)评审以往审核的结果；

C)向管理者提供审核结果的信息。

审核方案，包括日程安排，应基于组织活动的风险评价结果和以往审核的结果。审核程序应既包括审核的范围、频次、方法和能力，又包括实施审核和报告审核结果的职责和要求。

如果可能，审核应由与所审核活动无直接责任的人员进行。

(1)这里“无直接责任的人员“并不意味着必须来自组织外部。

 

 

目的和意图

审核的目的在于：

——评审和持续评估组织的职业健康安全管理体系有效性；

——组织通过内部审核方案自我评审职业健康安全管现体系与审核准则的要求的符合性；

——确定对形成文件的职业健康安全程序的符合程度；

——评价职业健康安全管理体系是否有效满足组织的职业健康安全目标。

理解要点

可以从以下几方面理解本要素：

审核是职业健康安全管理体系重要的核心要素，是职业健康安全管理体系本身所具有的一种全面而又正式的自我评价机制。

审核主要侧重于职业健康安全管理体系绩效的评价。