记录和空白表单的控制问题

zilong

[Point=10]1、什么是记录？记录是阐明过程结果或者提供所完成活动的证据的文件（ISO9000第3.7.6条）。记录为了满足可追溯性要求，提供验证纠正措施和预防措施的证据。因此，必须保留到认为没有价值为止。

    2、哪些记录必须控制？通常根据如下三方面来考虑：

    1）法规条例规定必须要保留做为客观证据的；如食品安全需要的。
    2）ISO9001规定必须要有的记录；譬如，不合格品处理的。
    3）顾客规定必须要有的记录；譬如，和顾客签订合同中规定的。
    4）组织自己认为必须要有的记录。譬如，自己新工艺开发需要的。

    3、记录往往是填写在空白的表单上的。凡是作为需要控制的记录所用的空白表单也必须加以控制。因为，空白表单也是文件。根据什么说是文件？ISO9000：2000对文件的定义是，信息及其承载的媒介。如果一个空白的表单，要求填写质量数据，成为记录。您所记录的数据应当是有用的数据。根据ISO9000定义，有用的数据就是信息，那么，记录是文件，空白表单中有构成记录的信息，当然，也是文件。特别是，有的空白表单上还有指导如何填写的信息，因此，空白表单就是文件。

    4、为了确保记录的正确，通常表单的填写是用程序（或者作业指导书）来控制的。因此，凡是符合第3点所说的空白表单都应当加以控制。其他的，不属于质量管理体系的范畴，如果其他体系有要求，那是另外讨论的问题。

    5、空白表单如何控制？只要得到受控目的，方式方法组织可以自己确定。表单和记录控制涉及三方面：

    1）既然空白表单是文件，就应当满足标准第4.2.3条要求。譬如，内容充分性。确保有了这些内容可以满足可追溯性以及提供证据证明的需要。还有

    2）空白表单版本标志。如果空白表单内容有所变更，新老表单应当能加以区别，以免误用。因此，要有版本的识别标志。通常在表单的下面用年月日来表示该空白表单的编制年月日。如20071212。

    3）表单填写内容成了记录以后，应当满足标准第4.2.4条要求。譬如，必须便于识别和检索。通常用流水帐上统一编号。譬如，部门（组、个人代号）加流水号。如果QW-1。表示质量部门W的第一个记录。

    以上三方面控制方法是否一定用编号。用可以，不用，如果能够达到标准可以识别的要求，也是可以的。方法很多。因为，标准无论对文件和记录都只提出控制的要求，没有一定要编号的要求。

    6、空白表单的设计有讲究的。传统的等级式管理是各个部门设计各自的表单，要求别人来填写。目的是为了控制别人；现代的管理，采用过程模式管理，根据过程来设计表单，各该职能在同一的表单上填写各自有关的内容，目的是为了向有关职能提供有用的信息。这两种是决然不同的观念和做法。后者可以少填写一些共同的内容，可以大大节约时间和发生错误的机会，提高工作效率。

    7、还要说明，并不是所有记录都必须采用表单的形式。不用表单也可以成为记录，但还是要满足标准第4.2.4条要求。

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