如何召开利益相关方会议

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　召开利益相关方会议能够拉近企业与公众之间的情感距离，并为企业决策提供更加全面客观的参考依据
　　因为环境和社会问题引发的群体事件传递出这样的信息：企业不再只是股东的企业，各种利益相关方都有可能影响企业的成长和发展。而公民意识的觉醒和新媒体的出现，使这种可能性不断增强。因此，在运营过程中主动与利益相关方沟通乃至合作、回应他们的需求和期望，就成为企业防范风险、营造良好外部环境的必然要求。
　　一些企业已经开始了尝试。2014年，中国石化、中国华电、中国节能、三星、LG化学等企业利用编制社会责任报告的机会召开利益相关方会议，聆听利益相关方对企业的意见和建议，在被利益相关方“扒了一层皮”后大呼受益。那么何为利益相关方会议?企业应该如何有效召开利益相关方会议呢?

利益相关方的重要性
　　利益相关方在英文中的表达是“Stakeholder”，其中，“stake”有利益、下注、赌注的含义，表示人们在某一项活动或某企业活动中“下注”。1963年，斯坦福大学的一个研究小组将Stakeholder定义为“没有他们的支持，组织无法维持存在的团体”。后来，美国学者弗里德曼在《战略管理：利益相关者方法》一书中将利益相关方定义为“能够影响组织目标实现或者为组织目标实现过程所影响的个人或集团”。
　　利益相关方理论认为，企业的生产和发展不只依赖于股东的资本投入，还依赖于企业雇员、消费者、供应商、社区、政府等企业利益相关方的投入。如果没有雇员持续提供人力资源投入，没有消费者购买产品，没有供应商持续提供生产所需的原材料，没有社区持续提供支持，企业就不可能生存和发展。另一方面，所有的利益相关方都承担了企业运营的风险。
　　2010年发布的ISO  26000社会责任国际标准将尊重利益相关方利益作为组织履行社会责任的七大原则之一，并对利益相关方参与做出明确定义，即“组织为创造与一个或多个利益相关方进行对话的机会而开展的活动。其目的是为组织决策提供知情基础”。
　　不难看出，从管理学的理论研究到社会责任标准的制定，利益相关方参与都成为重要内容。那么对企业而言，召开利益相关方会议有什么意义呢?
　　“扒皮会”的意义
　　首先，这一举动向外界表达了企业愿意沟通的态度，这种态度会拉近企业与相关方的情感距离。
　　为了以更加开放的方式接受社会监督，自2011年开始，中国石化聘请了高校学者、研究机构专家、媒体、意见领袖、证券分析师、消费者代表等不同利益相关方共计13名代表担任公司的社会监督员，并定期召开社会监督员会议。中国石化给予社会监督员多项授权：有权反映在监督过程中发现的公司总部、各企事业单位的各种违法违纪和不规范行为;有权收集社会公众、各类组织机构对中国石化各方面的意见和建议;有权及时、准确、客观、公正地向中国石化反映公司工作中和行业内存在的问题，并提出改进意见和建议，同时协助公司调查、核实所反映的问题;有权就事关国计民生的专项课题在公司系统内开展调查研究。
　　在石化行业被贴上“污染”的标签，央企被冠以“傲慢”之名的背景下，中国石化主动俯下身来倾听不同相关方的意见，这无疑是一种进步。
　　其次，通过利益相关方会议可以让企业更加全面客观地认识自己，特别是存在的问题。在编写2013年社会责任报告的过程中，LG化学在南京工厂举行利益相关方会议，邀请来自开发区政府、客户、供应商、受资助对象、员工等不同相关方代表对公司的社会责任工作进行评价并提出意见和建议。在半天的利益相关方会议之后，LG化学社会责任负责人表示，“以前我们都是从内部人的角度来看公司的社会责任工作，通过这次会议，我们对公司的社会责任现状有了全方位、客观的认识，也意识到了不足，明确了未来开展工作的方向。”
　　2014年3月，三星在社会责任报告初稿编写完成后，召开了由政府部门、行业协会、研究机构、合作伙伴等利益相关方参加的意见征求会，各位代表在会议上指出了三星社会责任报告中存在的问题并提出了明确建议。正是听取了这些意见后，三星重新修订的社会责任报告获得了中国社科院最高级五星级的评价。
　　开会的要诀
　　要想确保利益相关方会议成功举行并取得预期效果，需要注意哪些事情?
　　开会前，企业要认真选取参会的利益相关方代表。一般来讲，选取利益相关方首先要有广泛性。广泛不是指参会的人数数量，而是指参会对象身份的多样性。  其次，“代表”应该具有代表性，即参会的利益相关方一定是与企业关联最密切的群体，而不是远离企业业务的群体代表。需要指出的是，企业不应该带着偏见挑选利益相关方，不能只选择“关系好”、“好说话”的相关方。
　　会议中，要营造坦诚的氛围，做好让步的心理准备。企业首先要鼓励利益相关方“敢于动嘴”、“敢于多说”，可以采取闭门会等形式，让与会的利益相关方放下警戒之心。其次，要做好让步的心理准备，即使利益相关方言辞激烈，也尽量不要在会场与相关方争辩，要随时准备让步。
　　会后，及时向利益相关方反馈最新进展。会议结束后，企业应及时向相关方反馈公司最新进展，比如接受了哪些建议，做出了什么改进计划。如果未接受相关方的建议，应解释拒绝接受的原因。
　　召开利益相关方会议有利于企业树立阳光运营的形象，提高决策的科学性，因此应该被企业作为一种管理工具，这就需要企业管理者能够欣然接受来自不同利益相关方的“诤言”。

红尘琴心

值得同行参考

xiaowang

企业要做好应对变化的准备，利益相关方来自不同的领域，也不意味着心平气和，有些沟通甚至建立在针锋相对的基础上，所以沟通过程要做好应变的准备。

xiaowang

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