文件控制

zilong

fficeffice" /> 

文件编制     审批        发放     使用       更改      作废

 

编制、审批权限、       发放范围    有效     更改权限      处置

文件标识                手续       版本     手续、标识    保留

 

zilong

1 目的                                                            对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。fficeffice" />

2 范围                                                            本程序适用于“溶剂型木器涂料产品强制性认证工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。

3 职责                                                    

3.1 总经理负责《质量手册》的批准。                     

3.2 质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。  

3.3 办公室负责质量体系文件的控制。                         

3.4 生产技术科负责技术文件的控制。

4 程序                                                    

4.1 文件受控状态的分类                                     

ffice:smarttags" />4.1.1 受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版   等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。                     

4.1.2 非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件

4.1.3 受控文件应加盖“受控”字样章。                              

4.2 文件的编写                                                           各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。    

4.3 文件的审批                                                           文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。与质量管理体系有关    的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。   

4.4 文件的发放                                                      

4.4.1 由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。

4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续

4.4.3 对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。                                                     

4.4.4 因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回 (非受控状态的不予以追回)。            

4.5 文件的更改与换版                                              文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。       

4.6 文件编号                                                 

4.6.1 A（或B、C、D）”表示A、B、C、D四层文件。                

4.6.2 A层文件                                                            编号： A  XX —XX     

                      文件发放册数按发放顺序排列                                            文件编号                   

4.6.3 B层次文件                                                         编号    B  XX    —XX                                                                             同4.6.2                                                            相应手册条款号           

4.6.4        C层次文件                                                     a）作业文件                                                

编号  C    XX—X—XX                                                                               同4.6.2                                                               同一条款多个文件按顺序排列                                             相应条款号              

     b）本公司其它文件                                                    编号：  C.管 XXX—XX          

                                    同4.6.2               

                                   不同文件按顺序排列  

                                 管理性文件                           c) 外来文件                                                            

其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX），按发放顺序排列。                                  

其二，其他外来文件按以下规则编号                              

编号：  C.外  XXX —XX       同一文件发放册数按发放顺序排列

       外来文件            不同文件按顺序排列

4.6.5 D层次文件（记录）                                         

 编号： D   XX    — XX                                                                               不同记录按顺序排列                                                        条款号                        

4.7 文件作废                                                 

4.7.1 出现下列情况之一时，文件作废：                                      a) 经更改或换版被新的文件取代时；                               

b) 针对专项活动而制定的文件使用结束时；                         

c) 由于本公司的产品结构调整或质量管理体系改进而失去意义时。

4.7.2 各部门使用的文件作废时由文件管理员负责收回，填写“文件和记录作废销毁处理记录”。                                            

4.7.3 对出于法律和（或）保留信息的需要而保存的作废文件保留1~2份，加      盖“作废”单标记，单独存放。其它均采用适当方式进行销毁，并在“文件和记录销毁处理申请（控制）记录”上，注明处理销毁方法、留存份数、销毁 日期,

当利用纸张背面时，原文件应盖“作废”章。