给新任主管的一些建议

红色心情 · 发表于 2010-10-19 22:58:29

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新任主管必须理解，他们的责任不在于工作本身，而是人力的管理，确保所有人顺利的完成工作。身为一名主管，最应该放弃的就是对于专业技术性工作的直接责任。

　　“与过去担任基层员工最大的不同，就是现在的我必须依靠自己的属下。我的属下就好比是汽车的汽缸，我必须让所有汽缸顺利的运作，如果其中有任何一个出了差错，车子就无法开动，”一位主管说道。

一、管理是解决问题，而不是监督

　　许多新任主管对于管理的认知，以为是做好监督的责任以及掌控进度，顺利达成结果。然而，不论是对于自己的属下或是所有与完成工作有关的人，管理的积极面其实在于解决问题、做出决策、以及提供资源。

　　“我的业务将我视为他们的问题解决者，当他们面临困难、需要协助、或是需要其他资源完成交易时，就会找我一起讨论。他们希望我成为一个咨询者，提供意见。”希尔访问一位主管时说道。

　　另一方面，主管不应过度介入属下的工作。除了特殊的紧急状况之外，你只需要提供建议或方向，真正执行的人是你的属下，而不是你。

　　你要以看广看远的企业经营者自居，不再是只顾着自己的专业工作者。

　　不论你是第一线的基层主管或是中高阶主管，你都必须具备企业经营的思维。你再也不是一个专业工作者，而是一个企业经营者。

如果你是行销主管，你该做的不是成为更优秀的行销人员。专业技能的提升不再是你的工作重点，你要做的是学习成为一位通才，了解不同部门的运作，才能有效的协调工作的完成；你必须扩大自己的眼界，采取长远的观点。

　　身为企业经营者，你必须具备的两大能力为：协调冲突的能力，以及建立在组织中的影响力。

二、学会在各种冲突之间权衡折衷

　　当你只是一位业务或是信息技术人员时，你的焦点只有你自己，但是当你身为主管，你的焦点是企业整体。所以你必须面对不同的部门、不同的人，建立不同的工作关系，同时负担多元的责任，而且必须在相互冲突的力量之间权衡折冲。你的目标不是突显自己的成就，把工作做到最好，而是平衡相互冲突的利益，并得到最恰当的结果。

　　新任主管必须认清一项事实，管理的角色本身就存在有许多的冲突与模糊地带，你必须接受妥协下不完美的结果。当你思考任何问题时，都必须更周详的考量，必须顾及更多的面向，你的任何决定都会牵涉到其他更多的人以及更多的事情。

　　“我就像是协调长，必须平衡我的属下权益以及公司的需求；在达成企业要求以及维护属下权益之间取得平衡。个别完成工作目标并不困难，问题是我必须同时达成相互冲突的目标，”一名主管说道。

三、善用非正式权力影响他人

　　当你必须权衡各种相互冲突的利益，同时又需要其他人的协助来完成工作时，如何善用自己的权力去影响别人就变得非常重要，特别是如何让其他与你没有直属关系的人达到你的工作要求？

　　“许多新任主管不知道，除了职务头衔所赋予的正式权限之外，他们还拥有其他的权力来源，例如专业、过去的成就、在关键人际网络中的位置等。”希尔说道。

　　1．专业。你的专业愈是独特以及重要，就能建立自己的信用，更能强化职务所带给你的权力。当然，这里所谓的专业与技术性工作无关，而是前面所提到的概念性以及人际关系相关的专业。

　　2．过去的工作经历。这里所指的是与组织相关的经验以及成就，重点不在于你过去曾有过哪些显著的成就，而是你如何达到这些成就。拥有正面经历的人更能拥有稳固的权力。

　　3．努力。如果你对工作的投入超出预期的要求，也较能赢得他人的肯定以及认同。认真的人总是比别人多一分的优势。

　　4．曝光度。如果你的工作表现或是成就能够让组织内的关键人物知道，可以有效的建立你的权威性。你必须把握任何可能的机会，让这些人知道你做了些什么。

　　5．人际关系。在组织内重要的人际网络中占有重要位置，同样能扩展你的权力或是影响力。因此，对于新任主管而言，如何建立有效的人际关系是非常重要的。首先你必须知道未来需要哪些重要人物的协助才能完成工作？又有谁需要你的协助？哪些人的反对可能为影响工作的完成？

　　同时，应该站在对方的立场思考：你和其他提供协助的人之间，到底有哪些不同（例如目标、工作模式、压力等）？是什么因素造成这些差异（可能是绩效制度的不同）？可以透过什么方式强化彼此的关系？

　　也许不同的职务类型，需要不同的特定能力，但是，无论你在行销部门、产品部门、信息部门，无论你是基层主管或中高阶主管，这两种角色定位是永远不变的法则。