《GRI可持续发展报告周期：专为中小机构打造的手册》简介

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《GRI可持续发展报告周期：专为中小机构打造的手册》简介

随着企业社会责任的深入发展，中国企业CSR报告、可持续发展报告的发布也迅速发展。推动会员中国企业编制可持续发展报告是CBCSD的一项重要基础工作。CBCSD已连续四年举办可持续发展报告编制研讨会，连续四年举办可持续发展新趋势报告会，交流介绍中外企业在可持续发展方面的理念、经验、范例、存在问题以及改进措施，翻译并出版全球报告倡议组织(GRI) 的《可持续发展报告编制指南》，为企业编写可持续发展报告提供参考依据。07年CBCSD建立中国第一家可持续发展报告总汇，收集汇总中国企业和在中国的国外企业可持续发展报告、企业社会责任报告，可持续发展报告编制指南和国内外最新进展。截止到08年12月，据CBCSD不完全统计，目前在中国发布各类可持续发展报告的公司总数达到近200家，CBCSD的可持续发展报告总汇项目中收集的报告总数为130家公司221份报告，其中可持续发展报告40份，企业社会责任报告90份，英文版报告5份，其它相关报告和文章34份。CBCSD为深入开展与全球报告倡议组织（GRI）等相关国际国内权威组织的合作，开展适应中小企业情况的可持续发展编制报告相关交流和研讨，设立中小企业可持续发展报告专栏，从而更好地为中小企业服务，进一步深入推动中国本土企业、民营企业编制、发布可持续发展报告。

近年来，全球经济、环境、社会都发生了日新月异的变化。在全球企业的共同努力下，世界的经济取得了飞速的发展，人类的生活质量得到了长足的改善，同时也面临着由经济发展带来的环境问题的巨大挑战。据联合国统计数据，全世界的中小型企业占企业总数的90%，通常创造50%的GDP并提供60%的就业机会。2008年全球金融危机给我们带来了严峻考验，全球中小企业亦受到巨大冲击。在这样的形势下，如何帮助全球企业，尤其是中小企业找到企业生存与环境保护之间的平衡点，加强与利益相关方的沟通，实现可持续发展，显得极为突出和重要。

全球报告倡议组织（GRI）《可持续发展报告编制指南》第三版（G3）自2006年推出以来，得到了广泛的认可，很多机构已经或计划基于此指南来编制自己的可持续发展报告。报告编制机构的水平和种类不同，报告内容和质量上差异。为此，GRI针对G3版指南开发了GRI学习系列，共分为三类：入门类、指引类、探索类，旨在帮助机构更好地理解、运用和使用GRI报告框架。GRI学习服务项目支持所有报告机构，不论其规模大小，地理位置，有无报告经验，行业或机构的种类。GRI根据应用GRI报告指南的小型企业的实际经验，编写了指引类出版物-《GRI可持续发展报告周期：专为中小机构打造的手册》。该手册面向负责机构整体绩效的报告流程专员(非决策者和高级经理人)详细介绍了报告流程的五个阶段：准备阶段、沟通阶段、界定阶段、监控阶段以及报告阶段。并对五个阶段分别进行了周全细致的说明，并提供了大量极具操作性、适用性的图表、模板、问题列表等供使用者在编制报告的过程中参考使用。旨在帮助报告编写者编制出高质量的报告书，满足机构内部和外部不同阅读者的需要。

第一阶段：准备：GRI可持续发展报告的流程设计

本章旨在给出一个GRI可持续发展报告的流程，以及如何让贵机构从该报告流程中获益。本小节概述了报告流程中的主要活动，并帮助评估投入的精力和时间。文中的一些实用的图标和问题将有助于报告流程的设计。

1.构想贵机构的GRI可持续发展报告

开始编制GRI可持续发展报告的最佳方式之一是思考以下几个问题：报告和报告编制流程最终呈现的整体样式是什么？报告采取何种形式？何时编制报告？谁负责整合报告？报告包括哪些内容？读者是哪些人？您如何在受众中发布这个报告？当您开始寻找上述问题的答案时，您的头脑中将会形成一个报告雏形。

2.报告模板

1）战略及分析

l  最高决策者就机构的可持续发展与机构战略的相关性作出声明

l  描述主要影响、风险及机遇

2）机构简介

l  机构背景资料

3）报告参数

l  报告概览

4）治理、承诺及参与度

l  治理

l  外部行动

l  利益相关方参与

5）管理方针及绩效指标

l  经济方面

l  环境方面

l  社会方面

3.制定行动计划

了解了报告形式及从何入手后就可以开始制定行动计划。行动计划有必要在编制报告流程之初就开始制定，以便使您和编制报告的团队在制定过程中始终保持正确的路线。

 1）创建时间表，主要包括：

l  考虑绩效及影响的时间

l  咨询利益相关方

l  筛选报告信息

l  确定沟通方式

2）打造一支可持续发展报告的编制队伍

报告小组由以下人员组成：流程专员，决策者（高层管理人员）以及支持者（事实或数据之来源）

  3.安排主要报告阶段

4.召开启动会议

  召开启动会议有三个目标：

  1）评估机构目标或企业目标，确定机构主要日常活动中对经济、社会、以及环境产生的积极或消极的影响

  2）探讨能够制衡这些影响的措施。并通过分析，找出贵机构的领导者希望实施和报告的方面。

  3）就报告编制流程达成一致，流程包括参与人员、时间表以及预算。

第二阶段：沟通：表达和倾听

  本章帮助您界定利益相关方并确定其优先次序。然后指导您如何与利益相关方就经济、社会以及环境问题展开讨论。如果忽略了这一步，机构的利益相关方或同事可能会认为您选择的方面不具代表性。利益相关方的建议对界定报告内容及重点尤为重要。

1.确定利益相关方

在罗列利益相关方名单时思考以下因素：

1）责任：那些通过法律、财政、运营规章，合同和/或政策与机构相联的相关方。

2）影响：那些能够影响机构是否实现预定目标的相关方。可以是内部团体或/和外部团体，也可以是拥有非正式影响力的团体或拥有正式的决策权力的团体。

3）关联：那些机构的日常运营所依赖的相关方以及与机构经营场所毗邻的相关方。

4）依赖性：那些最依赖机构的相关方，依赖机构产品或服务的顾客或客户及将您的机构作为主要客户的供货商。

5）代表机构：与机构打交道的主要机构代表，比如工会代表，社区领导，地方政治家等。

2.确定利益相关方优先次序

在确定了利益相关方之后，您将会得到一个内容丰富的列表。如您所预料的是，您不可能向他们一一征询意见。下一步就是要确定利益相关方的优先次序，以便决定您需要与哪些团队进行深入沟通。当对利益相关方进行优先排序时，建议您回顾启动会议以及所讨论的目标、可持续发展承诺、想法及问题。思考哪些利益相关方可能对您先前确定的具体目标和问题最感兴趣。

3.与利益相关方对话

与利益相关方对话的目标之一是获悉那些与您的机构有联系的机构或个人，他们对GRI可持续发展报告应囊括的方面和最应处理的方面的意见。他们确定的方面能够帮助您了解机构应测度、改变和/或规划的问题，从而确定报告的内容。在考虑利益相关方的参与度时，重点考虑两个因素：征询的问题以及如何使利益相关方参与进来。

第三阶段：界定：找出工作重点

本章开篇给出一个答案，对迄今为止您从可持续发展报告团队及利益相关方处所搜集到的所有信息进行汇编和分析，并最终拟定一份关于改进绩效所做的测度和重点关注的可持续发展的方面和指标的建议书，递交给机构决策者。该阶段将界定您的可持续发展报告行将包含的主题。

1.选择需要回应和报告的问题

  1）如何决定关注和报告的问题

l  启动会议上认为重要的方面，尤其是机构在追求目标的过程中及实现可持续发展承诺时产生的主要的经济、社会、环境影响。

l  在利益相关方参与环节中，机构内、外部的利益相关方确定的、应优先考虑的方面。

l  别的方面。作为报告编制专员，您认为重要且尚未采纳的方面。

2）审查实质性 原则

      为了帮助您缩小列表的范围，有必要检验这些方面的实质性。决定那些方面对机构来说是“实质性的”将有助于您选择最佳GRI绩效指标进行报告。要确定实质性，可考虑以下两点，即机构影响力的重要性及利益相关方优先关注的方面。

      实质性原则将帮助您了解有关问题的优先次序并决定哪些问题需要在报告中提及，但该原则仅为GRI报告指南第三版所制定的原则之一。为了有助您确定报告内容，GRI报告指南第三版包括如下原则：实质性原则、利益相关方参与原则、可持续发展的背景及完整性原则。针对每一原则，GRI报告指南第三版还提供了一系列简易的检验方法。

3）GRI报告指南第三版中所有核心指标

l  经济绩效指标

l  环境绩效指标

l  社会绩效指标

l  人权绩效指标

l  产品责任绩效指标

4）注意报告界限和时间

  在评估监控和记录信息工作量之前，您必须确定该报告将体现哪些实体的绩效。可持续发展报告的界限应包括那些由机构控制或对其具有重大影响的实体，如子公司、其他办事处、生产小组、合资公司、商店、供应链、经销商及客户。并非报告界限内的所有实体都必须按照同一方式进行报告，但这些实体间的差别应在撰写报告时做出明确的说明。此外，您还需要指明报告所覆盖的时间。

  2.撰写建议书

  为了协助机构的决策者更好地理解建议书的合理性，您应该清晰地解释如下信息：

l  迄今为止您确定的方面及指标，标明哪些被内部或外部的利益相关方认定是首要的方面。

l  哪些首要指标可能在当前报告期内能得以测度，监控及披露？

l  哪些指标应该在未来的报告中进行披露？为此应做哪些准备工作？

当您充分明确了机构应披露的方面和指标，但是您还需要思考切实可行性的问题，如：

l  信息获得

l  搜集信息的成本

l  为获取信息，机构应采取的步骤

  3.确定报告内容

  为了最终确定报告的议题和指标，您需要最终决策者的参与，通常包括机构领导者或所有者，或者高级管理者。他们将对您的机构发布的信息负全部责任。

  当所有信息都已陈述或提交完毕之后，最终决策者引基于如下因素做出决定：

l  当期报告中，机构准备并愿意进行测度、监控及披露的实质性绩效指标（与选定问题相对应）

l  机构有意在未来的报告中披露的实质性指标。针对这些指标，有必要规划步骤，为下一份报告做好准备。这些计划步骤也应进行报告。

l  机构在当期和未来的报告中涉及的上游及下游实体。

  4.讨论并制定目标

一旦机构最终确定了监控指标和报告内容，就值得对机构目前在这些领域中的绩效进行评估并制定目标或指标。当前阶段的目标也包括为下一期报告的指标而采取的措施。目标并非必须作出精确、量化的表述。目标也可是改进流程或政策、实施新测度体系和通过与专家、理手们的互动合作，推进或开展可持续发展培训项目。

  5.检查内部程序并改进

  为实现机构的可持续发展目标，对内部程序作出一些改进可能是很有必要的。需要进行内部改进的原因可能有两个：改进测度和监控水平，或者提升绩效水平。

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第四阶段：监控：构建报告

  本章阐述如何搜集所需信息以披露最终纳入可持续发展报告的指标或绩效管理指标。本章还介绍了一些改进测度的定性或定量方法。监控阶段历时最久，它是机构日常活动的反映。

1.检查流程并监控活动

测试绩效的方式有两种：定量或定性。

2.保证信息质量

1）平衡性原则

2）可比性原则

3）可靠性原则

4）准确性原则

5）时效性原则

6）清晰性原则

3.跟进

1）不要坐失良机

2）从一开始就保持言路畅通

3）在报告定稿前三个月实施检查

  

第五阶段：报告：审查和宣传

     您已搜集全编制GRI可持续发展报告的必要信息，现可将所有信息整合到可持续发展报告之中。

1.选择最佳宣传方式

如何宣传机构绩效要考虑两个因素：受众及宣传方式。可持续发展报告的受众就是您在第二阶段确定并优先排序的内、外部利益相关方。

1）内部利益相关方：

l  新闻通讯

l  传单、折页

l  办公室、商店、工厂的海报

l  公告栏或局域网上的通知

l  会议（正式或非正式）

l  备忘录或电子邮件

l  茶歇或午餐时交流

2）外部利益相关方

l  会议，畅所欲言

l  在不同场合演讲

l  电子邮件

l  新闻稿

l  置于相关商业组织，工会等的新闻通讯上的文章

l  书面报告

l  网站

2.撰写报告

l  战略及分析

l  机构简介

l  报告参数

l  治理、承诺、及参与度

l  管理方针及绩效指标

l  应用等级表

GRI可持续发展报告长度任意，只要您的机构能合理运用GRI报告指南第三版及相关文件（如指标规章，行业补充）即可。发布可持续发展报告的目的旨在通过清晰、简洁和通俗易懂的方式披露关键性问题，从而描述机构的整体绩效。

3.完成报告

在报告定稿之前，应由所有参与报告编制过程的同事审校，其中也包括高级领导管理者，他们将对此给予最终的批准。

考虑公布应用等级。共分为三个等级（C、B和A）。G3应用等级体系用于展示一条路径，即如何在接下来的报告周期中持续发展、扩大、深化信息披露方式。

4.发布报告

现在对于所有参与到报告编制过程的个人以及机构的利益相关方来说是一个重要时刻。回顾本章开始时您确定的与利益相关方的最佳宣传方式，现在您可以分享此报告了。接下来数月，您可以召开会议、做演讲、邮寄及就报告和可持续发展绩效与利益相关方互动。

5.准备下一轮报告

1）搜集反馈信息

  要为下一轮报告做准备，搜集反馈信息是第一步。办法很多也不复杂，如询问同事一些问题，或者发放调查问卷，再或进行简短的面对面采访。

2）准备

  又一个报告周期开始了。此时应开始计划下一个启动会议及如何征询利益相关方的意见。编制报告过程将成为机构日常生活的一部分，继续推动改进。

  对于首次发布报告的机构，一个好消息就是：第二次发布报告的过程会比第一次容易。

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