目标管理和其他事物一样具有两重性。它本身不仅存在着一定的缺陷, 而且在实行过程中,由于某些环节处理不当也会产生一些问题。 一、做好目标管理中的基础工作 国内外管理的实践证明,要使目标管理取得较好的效果,并不是一件容 易的事情。根据美国著名管理学家孔茨的调查,一个大单位要建立一套完整 的目标管理体系,从上到下形成一种制度,一般需要 3—5年的时间。其中最 重要的是做好目标管理的基础工作。做好目标管理的基础工作,是推行目标 管理并取得成效的基本前提。否则,目标管理不可能深入持久地开展下去。 即使实行了目标管理,也会因为基础薄弱,收效甚微而不能巩固和发展。 目标管理的基础工作,既是实行目标管理起点性的工作,也是把目标管 理引向深入的经常性工作。目标管理中的基础工作虽然很多,但最主要的有 以下几个方面: 1.深入宣传教育,打好思想基础。目标管理是当代管理的新趋势,是管 理思想和管理方式的新变革。目标管理能否卓有成效,与组织成员对其意义 的认识和自觉程度关系极大。因此,必须对全体人员进行现代管理科学和目 标管理思想的教育,使组织成员做到“四个懂得”: ①懂得确定正确的目标和保证目标实现的意义,树立“目标就是上级”, “目标就是整体”的新观念。 ②懂得建立合理的目标体系,是目标管理得以顺利进行的依据。动员全 体人员,根据本部门、本单位的特点,研究和建立适合自己情况的目标体系。 ③懂得实现目标是全体人员的事,逐步建立起“参与式管理”的民主气 氛和主人翁的责任感,增强实现目标的向心力。 ④懂得目标管理的基本理论和方法,培养一批具有一定管理能力,能较 熟练地运用现代管理技术方法的人员。 2.加强标准化工作,打好量化基础。标准化是以制定和贯彻统一的标准 为目的的一系列管理活动,它是现代管理的重要手段。目标管理的全过程, 从目标的制定,到目标的分解、实施和考评,都离不开标准。因此,标准化 工作是目标管理基础工作的主要内容。只有建立一套完整的标准体系,开展 目标管理才有可靠的依据。 标准按其内容,可分为技术标准和管理标准。 技术标准是指为科研、设计、工艺、检验等技术工作,为工程质量和产 品的特性,为各种技术设备的维修和使用而制定的标准。这类标准是由国家 有关部门统一制定,作为法规下达和执行的。 管理标准是指为建立正常的工作秩序而制定的标准,条令、条例、规章 制度、职责范围、业务程序以及各种工作定额都属此类。这类标准又可分为 两种情况:一是上级统一规定的管理标准,如上级权威机关颁发的条令、条 例、财物标准、住房标准等;二是各级管理组织根据自己的情况制定的管理 标准,如院校教员的工作量,医院的床位周转率,汽车耗油标准等。 在目标管理中,对于国家规定的技术标准,上级统一颁发的管理标准, 只是一个熟悉和执行的问题。而管理组织内部的管理标准,则要靠该组织的 人员去研究和制定。像首钢这样的大企业,近年来,将目标管理和各种形式 的责任制结合起来,建立了 29万个具体工作指标,5500项业务标准,7200 多个专业程序标准,2300多个协作标准,为定量化管理打下了坚实的基础。 3.加强统计工作,打好信息基础。管理系统的运行主要靠信息流的作用, 没有准确及时的信息交换,管理活动就无法进行。建立起完善的信息系统, 是开展目标管理必要的基础条件。而统计工作又是获取、存贮、加工和处理 大量信息,特别是内部信息的基本手段。因此,在目标管理中必须做好统计 工作。为此,应注意以下几点: ①建立必要的统计制度。为保证目标管理的需要,应以满足目标决策, 掌握目标状态,考评目标成果为出发点。既要减少那些重复的、多余的蓟时 十工作,又要保证上述主要活动能够及时获取准确的管理信息。因此,必须 建立健全适合目标管理要求的统计制度,使统计工作制度化。 ②规定统一的统计报表。在目标管理中,要研制一套适合本单位特点的 简明统计报表,对统计报表的格式、统计的内容、范围、时间都要做出统一 的规定,防止口径不一,影响信息的准确性。 ③提高原始记录的统计质量。原始记录是管理活动情况的最初记载,它 能较好地反映管理活动的原始状态。原始记录既是进行科学统计的基本素 材,又是科学决策的基本依据。一个原始数据有误,一个具体情况不实,将 会造成信息失真,导致决策错误,以至贻误整个管理工作。因此,必须采取 专业人员和群众管理相结合的办法,努力提高原始记录的质量。 二、机关工作实行目标管理 随着目标管理的深入推行,不少机关也在试行目标管理,并取得了一定 的成效。但对机关工作来说,尚缺乏成熟的经验,有许多问题需要进一步研 究和解决。从现有的经验看,认真研究机关工作的特点,针对其特点设置目 标,是机关工作实行目标管理的关键。 机关工作有哪些特点呢?机关是管理的职能部门,机关工作一般属于参 谋咨询性工作。其特点既不同于决策层,也不同于执行层。机关工作的主要 特点,可以从以下两个方面进行分析。 从机关工作的性质看,其特点是: 1.随机性强。机关工作涉及面广,专业复杂,日常工作琐碎,且标准化 程度低,计划性差。实行目标管理,可以针对工作的重点和难点制定计划。 把那些关系全局,左右形势的工作列为目标,责任到人。这样,有利于增强 工作的计划性,保证重点工作的落实。 2.服务性强。机关是联结领导和基层的纽带,要通过大量的服务性工作 把上情和下情联系起来。实行目标管理,由于目标明确,责任落实,领导不 必件件指派,下级不再事事等待,真正做到上级的指示不延误,下级的反映 不推诿。这样,有利于转变机关作风,提高服务质量。 3.智囊作用强。机关工作是智囊性工作,要充分发挥智囊作用,提高参 谋咨询功能,而不能满足于办文办事,要把研究问题,出谋献策作为工作的 重点。实行目标管理,有利于激发机关于部的积极性和创造性,提高谋略水 平。 从机关工作的管理效果看,其特点是: 平。 从机关工作的管理效果看,其特点是: 管理效益具有综合性。机关工作独立性小,综合性强。机关各部门要 密切配合、才能指导好一个单位的工作。如果各部门各自坐行政令,政出多 门,多条线向下灌,势必影响某层的工作。因此,机关工作追求的是整体综 合效益,而不是局部或个别的效益。实行目标管理,要把机关各部门的协作 作为一个重要目标,以增强机关工作的整体功能。 2.目标成果具有间接性。机关工作虽有向身建设的任务,但更重要的是 指导服务性工作。这类工作目标的成果,往往是通过指导服务对象的效果反 映出来。如计划部门编制的计划是否符合实际,只有通过计划付诸实施才能 反映出来;产品开发设计部门的工作质量,只有通过产品生产和试销情况 才能反映出来。因此,机关工作的目标,要把作用点放在指导和服务的对象 上,而不能把“发多少文件”,“开多少次会议”,“下多少次基层”做为 目标。 3.管理效果具有长效性。机关工作相当一部分是规划指导性工作,因而 不能搞立竿见影,急功近利。机关工作所产生的影响,往往不是当时就能看 出来的,而是过一段时间,甚至几年后才能显示出来。因此,机关工作实行 目标管理,不能只考虑眼前效果,要把那些具有长远影响的基础性工作列为 目标。 设置机关工作目标必须综合考虑上述特点,通过履行目标责任,进一步 提高自身素质,完善岗位责任,实现机关工作的规范化,以优质高效的工作 取信于民。为此,必须注意以下问题: 1.确定机关工作目标的基本形态。根据机关工作的特点和任务,机关工 作目标可以区分为两种基本形态:一种是任务转化型。它是把领导的指示、 所要完成的任务转化为目标。如把负责生产的领导的指示、要求转化为指导 生产部门进行生产的目标。通过生产目标的达成情况来反映机关目标的达成 度。另一种是职能提高型。它是根据机关职能特点设置的加强自身建设的目 标。机关自身素质低,也就难以很好地履行机关职能。因此,这类目标也是 不可少的。 以上两种形态的目标是相互联系的。如果第一种形态的目标不能实现, 甚至不按上级要求和意图考虑问题,就不能发挥机关的指导作用,领导也会 感到机关不得力。如果忽视第二种形态的目标,机关自身建设搞不好,那么 第一种形态的目标也难以达成,从而影响上级和下级目标的有机联系,削弱 整体管理的效能。因此,确定机关工作目标的两种基本形态,并正确处理两 者之间的关系,有助于机关工作具体目标的设置。 2.完善岗位责任制。目标管理要以岗位责任制为依托。目标只有转化成 责任,落实到岗位,才能付诸实施。所以,机关工作实行目标管理,要以岗 位责任制为基础,使每一个机关工作人员,都有自己特定的岗位,并按一定 的岗位履行自己的责任。为此,必须做到四个一致:①人数和岗位相一致; ②知识、能力和岗位要求相一致;③岗位职权和应承担的责任相一致;④工 作绩效和应获得的利益相一致。通过目标管理进一步完善岗位责任制,逐步 实现机关工作向法制管理过渡。 3.实现机关业务规范化。机关所设置的部门都有严格的业务分工,要提 高机关工作的效率,必须实现办事规范化。为此,在目标管理中,每一个部 门要把自己所分管的业务工作,要办的每一件事情,都制定出具体的标准, 列出基本的程序,明确责任者和协作关系。如一个会如何开?一个文件如何 发?都尽量使其规范化。规范化了的事情,不仅使具体承办的人知道怎么办, 别人也知道如何办,办得好坏也便于检查和评价,可以说,机关业务的规范 化,是提高机关工作正规化水平的关键,是从经验管理走向科学管理的必要 途径。 门要把自己所分管的业务工作,要办的每一件事情,都制定出具体的标准, 列出基本的程序,明确责任者和协作关系。如一个会如何开?一个文件如何 发?都尽量使其规范化。规范化了的事情,不仅使具体承办的人知道怎么办, 别人也知道如何办,办得好坏也便于检查和评价,可以说,机关业务的规范 化,是提高机关工作正规化水平的关键,是从经验管理走向科学管理的必要 途径。 |