OHSMS文件控制

zilong

1．目的

     通过实施本程序，以确保各相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本，并及时撤出失效、作废的文件。

     2．范围

     本程序适用于与OHS管理有关的文件和资料的控制。

     3．职责

     3．1OHS管理手册由最高管理者批准颁布，程序文件由管理者代表批准颁布。

     3．2安全处负责OHS管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作，负责适用法律、法规的获取与识别，负责各单位支持性文件的批准。

     3．3各部门负责相关文件的实施，文件制(修)订意见的提出，以及本单位文件和资料的日常管理。

     4．工作程序

     4．1职业安全健康管理体系的文件结构

     一级 职业安全健康管理手册

     二级 程序文件

     三级 a．职业安全卫生法律、法规及职业安全健康有关标准

     b．安全生产管理标准

     c．有关单位(部门)的支持性文件及安全操作规程

     d．年度安全工作计划，年度设备大修安全管理规定，年度设备大修安全用电管

     理规定等

     e．OHSMS审核计划和管理评审计划

     f．从相关方得到的技术资料

     4．2文件的制(修)订

     4．2．1文件制(修)订的条件

     ——公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要的；

     ——上级文件或标准进行了修订，现公司文件与之相抵触的；

     ——经使用单位(部门)反映，文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符

     的。

     4．2．2文件制(修)订的提出与归口

     使用文件的单位负责文件制(修)订意见的提出，由安全处负责统一修订。

     4．2．3文件的批准发布

     修订的文件经OHS管理者代表批准后，由安全处发布并收回原文。

     4．3文件的更改

     4．3．1文件更改的分类

     4．3．1．1手改：指某些字、符号等出现错误时进行的修改。

     4．3．1．2一般更改：指对原文件进行部分补充或完善、文件的主要内容发生根本变化的修改。

     4．3．1．3更版：指对原文件版面内容更改二分之一以上，或原文件的主要内容发生较大变化的更改。

     4．3．2文件更改的方法和步骤

     4．3．2．1手改的方法是由原文件的下发部门以书面形式下达勘误表，各单位受控版本按勘误表进行手改。具体手改的方法是：在错误处划两条水平线，将正确内容写在上方。

     4．3．2．2一般更改由原文件起草单位填写“文件更改申请表”，并按4．2．3执行后，与原文件一同使用。

     4．3．2．3更版由原文件起草单位填写“文件更改申请表”，并按4．2．3执行，并说明原文废止。

     4．3．3文件更版一般须经原文件审核人审核，若指定其他人审核，则必须获得审核所需依据的有关背景资料。

     4．3．4所有文件更改，文件管理部门应进行编号登记，并编制文件更改一览表。

     4．4文件的日常管理

     4．4．1文件和资料日常管理由安全处负责。

     4．4．2安全处应填写全公司文件收发记录。

     4．4．3各部门也要填写本部门的文件收发记录(小公司可无此项)。

     4．4．4文件的受控状态

     4．4．4．1文件受控状态分“受控”和“非受控”两类，加盖“受控”章的文件为受控文件，没有盖“受控”章的文件为“非受控”文件。

     4．4．4．2“受控”文件的发放范围由安全处确定。

     4．4．5受控号

     文件的受控号填写在“受控”章内，各部门有固定的受控号。

     4．5作废文件的处理

     4．5．1文件作废后，应停止使用作废文件，送交安全处统一处理，如需留作资料，则应加“作废”标识，以确保只使用有效的文件版本。

     4．5．2安全处应及时收回作废文件，予以更新，经主管领导批准后统一进行销毁，并建立记录。

     5．相关记录

     文件会签办文单

     文件收发登记台帐

     更改通知单

     受控文件清单